Mut zur Aufklärung ist schützenswert
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt gem. § 1 den Schutz von natürlichen (nicht auch juristischen) Personen, die Verstöße an die vorgesehenen Meldestellen melden. Geschützt sind auch Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind, z. B. Zeugen.
Eine Meldung ist eine Mitteilung von Informationen über einen Verstoß an eine interne oder externe Meldestelle und eine Offenlegung das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit (§ 3 Abs. 4 und 5 HinSchG).
Womit bereits die Ziele dieses Gesetzes verdeutlicht werden. Das Presse und Informationsamt der Bundesregierung formuliert die Ziele folgendermaßen:
- Gesetzlicher Rechtschutz für alle hinweisgebenden Personen
- Vertrauensschutz durch diskrete Behandlung der Identität und der Meldung hinweisgebender Personen
- Verbot von ungerechtfertigten Benachteiligungen wie Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung oder Mobbing
- Einrichtung von internen und externen Meldestellen, an die sich die Hinweisgebenden wenden können, um Rechtsschutz erhalten zu können
- Vermeidung von Haftungsansprüchen und Imageschäden für Unternehmen und Behörden
Ein wesentlicher Bereich dieses Gesetzes sind die Meldestellen, diese werden in externe und interne Meldestellen unterschieden. Die externen Meldestellen sind Behörden und Kontrollinstanzen vorbehalten. Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen gem. § 12 HinSchG ein sicheres internes Hinweisgebersystem einrichten und betreiben. Die Bearbeitungsaufgaben einer internen Meldestelle und der Betrieb der Meldekanäle kann auch einer externen sachkundigen Stelle, z. B. einem Serviceunternehmen, übertragen werden.
Auch wenn ein Unternehmen von der aktuellen gesetzlichen Pro-Kopf-Regelung nicht betroffen ist, erscheint es dennoch empfehlenswert eine interne Meldestelle einzurichten, da Beschäftigte grundsätzlich berechtigt sind, eine Meldestelle zu kontaktieren, und wenn keine vorhanden ist, wird man sich an eine externe Meldestelle einer Behörde wenden, dies kann nicht gewünscht werden.
Unternehmen sind gut beraten, frühzeitig eine interne Meldestelle einzurichten, denn ab dem 17. Dezember 2023 können die Aufsichtsbehörden durchaus empfindliche Bußgelder verhängen.
Ihr Hinweisgebersystem
Die Einrichtung einer internen Meldestelle musste bis Ende des Jahres 2023 abgeschlossen sein. Weiterhin können Sie sich dafür entscheiden. Es existiert eine digitale Web-Lösung, die mittels Internet befüllt werden kann. Auch existiert die Möglichkeit der Auslagerung der geforderten Meldestelle an einen Dienstleister, der die nötigen Voraussetzungen mit sich bringt. (Fachkunde, Reputation, Schlichtervermögen, …). Weiterhin müssen bei internen Meldestellen mehrere Meldekanäle berücksichtigt werden, mündliche oder in Textform, auch muss eine Zusammenkunft ermöglicht werden können (z.B. Videoübertragung).
Wie Sie sich auch entscheiden, wir können Ihnen sowohl bei der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle helfen (On-Premise), als auch bei der Auslagerung der Meldestelle, hierzu bieten wir Ihnen die Übernahme durch eine externe Ombudsperson an, diese ist unparteiisch, unabhängig von Weisungen des Unternehmens, diskret, integer, kostengünstig und Sie benötigen keinen zusätzlichen Personalaufbau.
Unser System bezeichnen wir als die PsstBox, welche alle gesetzlich geforderten und datenschutzrechtlich notwendigen Voraussetzungen für einen ordentlichen und vertrauensvollen Betrieb ermöglicht. Das System kommt zu Ihnen vollkommen unspektakulär, jedoch auf Ihr Unternehmen zugeschnitten (Logo, Kontaktdaten, …) mit allen notwendigen Formularen, wie Mitarbeiteranschreiben, Vertraulichkeitsverpflichtung, Textbaustein für Internetauftritt, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit, Datenschutzfolgeabschätzung und falls die Meldestelle ausgelagert wird ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung und einen zur Leistungserbringung.
Funktions-Übersicht der PsstBox
- DSGVO konform, anonyme Meldungen möglich
- schlanke interne Meldestruktur
- Ende zu Ende Verschlüsselung
- keine Speicherung von personenbezogenen Daten von Hinweisgebern
- Verschlüsselte Nachrichten und Hinweise
- Hinweise nur über ein hinweisgebendes Token verfolgbar
- Historie der Nachrichten als zeitlicher Nachweis vorhanden, Reports exportierbar
- Einsetzbar als On-Premise-Lösung
- deutsches Rechenzentrum
Antworten auf Ihre Fragen
Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz, die wir Ihnen hier gerne beantworten möchten.
Sicherlich gibt es viel mehr Fragen, die hier nicht beantwortet wurden. Haben Sie eine Frage, die Sie gerne beantwortet bekommen möchten, so können Sie diese über unsere Kontakt-Möglichkeiten stellen, eine Antwort kommt umgehend.
Ein Datenblatt mit alles relevanten Informationen können Sie sich jedoch hier schon direkt ansehen.
Nach anonymen Eingang einer ersten Nachricht von einem Hinweisgeber erhält dieser im Portal eine Meldung, dass die Nachricht eingegangen ist, andernfalls erfolgt eine direkte Ansprache.
Daneben hat die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person nach § 17 Abs. 2 HinSchG innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung zu geben. Diese Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
Eine Meldestellen ist per Gesetz für Unternehmen ab 50 Beschäftigte vorgeschrieben und soll für hinweisgebende Personen die Möglichkeit geben, Verstöße anonym und vertraulich melden zu können.
Meldestellen werden in interne und externe Meldestellen unterschieden. Interne Meldestellen sind bei Unternehmen einzurichten, wohingegen externe Meldestellen Behörden und Kontrollinstanzen vorbehalten sind.
Derzeitig werden interne Meldestellen von gesetzlich dazu verpflichteten Unternehmen eingerichtet. Sollte es derzeitig noch keine interne Meldestelle geben, so könnte durchaus ein Whistleblower bereit sein, sich an eine der externen Meldestellen zu wenden, die bereits komplett eingerichtet sind. Jeder Unternehmer sollte jedoch versuchen, zu meldende Vorfälle über interne Meldestellen abwickeln zu wollen.
Es ist das angesagte Ziel, den Vertrauensschutz durch diskrete Behandlung der Identität und der Meldung hinweisgebender Personen zu gewährleisten. Darüber hinaus werden auch die Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, §1 HinSchG.
Die Meldestelle der PsstBox ist so eingerichtet, dass sie diese Anforderungen gesetzeskonform umsetzt, anonyme Meldungen aufnehmen kann und Hinweise von Personen mit bekannter Identität vertraulich behandelt.
Nach dem Gesetz sind sowohl Repressalien, deren Androhung als auch der Versuch von Repressalien verboten. Dieser Schutz wird gewährt, wenn
- die hinweisgebende Person die internen bzw. externen Meldewege eingehalten hat,
- zum Zeitpunkt der Meldung bzw. Offenlegung hinreichend Grund zu der Annahme bestand, dass die gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen und
- die Informationen Verstöße betreffen, die tatsächlich oder – aus Hinweisgebersicht – vermeintlich unter den Geltungsbereich des HinSchG fallen.
Der Schutz des Hinweisgebers wird jedoch bei Weitergabe leichtfertiger missbräuchlicher oder bösartiger unrichtiger Informationen untersagt.
Verstöße gegen wesentliche Vorgaben des HinSchG können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 50.000.- € geahndet werden, wenn
- eine Meldung oder die hierin genannte Kommunikation behindert wird
- keine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird
- Repressalien gegen den Hinweisgebenden ergriffen werden
- vorsätzlich, leichtfertig oder fahrlässig gegen das Vertraulichkeitsgebot verstoßen wird
- die hinweisgebende Person vorsätzliche oder grob fahrlässige Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen weitergegeben hat.
Unter Beachtung der Einrichtungsfristen (02.07. und 17.12.2023) für Meldestellen können diese aus einer im Unternehmen beschäftigten Person bzw. Arbeitseinheit oder auch einem vom Beschäftigungsgeber beauftragten Dritten bestehen.
Eine Meldestelle muss unabhängig arbeiten und ihre Tätigkeit weisungsungebunden ausüben können. Es muss sicher gestellt sein dass die Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenskonflikten führen, was durchaus bei Betriebsangehörigen der Fall sein könnte. Alle diese Punkte sind vertraglich zu regeln.
Die Person / Gruppe, die die Verantwortung über eine interne Meldestelle übernommen hat, muss die notwendige Fachkunde aufweisen und damit auch die bestehenden Verhaltensregeln einhalten und für die Arbeitsfähigkeit der internen Meldestelle Sorge tragen.
Unter normalen Umständen werden die Dokumentationen von Meldungen 3 Jahre lang aufgehoben, alles weitere muss in einem Löschkonzept geregelt werden.
Eine weitere wesentliche Notwendigkeit bei dem Betrieb einer Meldestelle ist das Vertraulichkeitsgebot. Alle Identitäten von einer Meldung betroffenen Personen sind vertraulich zu behandeln.
Der § 16,1 HinSchG sagt aus
Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Interne Meldestellen sind somit nicht verpflichtet, anonymen Meldungen nachzugehen. Dennoch sollte jeder Beschäftigungsgeber Interesse daran haben, gemeldete Verstöße zu erkennen und diese bearbeiten.
Ja, und nicht nur das, sondern Sie können auch (fingierte) Meldungen absetzen und hiernach wieder erkunden, ob diese Meldungen beantwortet und bearbeitet worden sind. Nach einer bestimmten Zeit werden diese Meldungen jedoch wieder aus dem System entfernt. Sie starten die Demo-Version hier.